什么是项目计划?

项目计划是一系列正式文档,用于定义项目的执行和控制阶段。 该计划包括风险管理,资源管理和通信的考虑,同时还解决了范围,成本和进度基线。 项目规划软件 项目经理用于确保他们的计划是彻底和强大的。

项目计划中有什么?

项目计划回答项目的谁,谁,在哪里,为什么,如何以及何时和何时。项目计划的目的是指导执行和控制项目阶段。

如上所述,项目计划包括以下文件:

  • 项目章程: 提供该项目的一般概述。它描述了项目的原因,目标,目标,制约因素,利益攸关方等方面。
  • 工作陈述: 定义项目的范围,计划,可交付成果,里程碑和任务。
  • 工作崩溃结构: 将项目范围缩小到项目阶段,子项目,可交付成果和工作套餐,导致您的最终可交付。
  • 项目计划: 项目计划文件分为部分,以涵盖以下内容:范围管理,质量管理,风险评估,资源管理,利益相关方管理,安排管理和变更管理计划。

本指南旨在为您提供创建项目计划所需的所有信息和资源,并通过客户和利益相关者获取其批准。让我们从撰写项目计划的基础。

如何编写项目计划

您的项目计划对于任何项目的成功至关重要。没有一个,您的项目可能易于普遍的项目管理问题,例如错过的截止日期,范围蠕变和成本超支。在撰写项目计划的同时,努力升高到前,努力将在整个项目生命周期中支付股息。

任何项目计划的基本轮廓可以在这五个步骤中总结:

  1. 定义您的项目利益相关者,范围,质量基准,可交付成果,里程碑,成功标准和要求。创建项目章程,工作崩溃结构(WBS)和工作陈述(播种)。
  2. 识别风险 并将可交付成员分配给您的团队成员,他们将执行所需的任务并监控与他们相关的风险。
  3. 组织你的 项目团队 (客户,利益相关者,团队,临时成员等),并界定其角色和责任。
  4. 列出必要的 项目资源,如人员,设备,工资和材料,然后估计其成本。
  5. 制定变更管理程序和表格。
  6. 创建一个 沟通计划,计划,预算和项目的其他指导文件。

写出以上项目计划的每个步骤对应于5个项目阶段,我们将在下一节中概述。

项目的5个阶段是什么?

任何项目,无论是大还是小,都有可能非常复杂。通过在阶段观看项目,更容易分解项目计划的所有必要夹杂物。项目管理研究所在项目管理书中(PMBOK),已确定项目的以下5个阶段:

  1. 引发: 项目的开始,其中目标和目标是通过商业案例定义的,并且项目的实用性由a确定 可行性研究。
  2. 规划: 在此阶段,项目的范围由工作崩溃结构(WBS)定义,并决定管理项目的项目方法。估计成本,质量和资源,并确定具有里程碑和任务依赖性的计划。该阶段的主要可交付是您的项目计划。
  3. 执行: 项目可交付成果在此阶段完成。通常,这一阶段始于启动会议,然后是常规团队会议和 状态报告 虽然项目正在努力。
  4. 监测& Controlling: 该阶段与项目执行阶段串联进行。进步和 测量性能指标 保持与项目计划对齐的项目进展。
  5. 关闭: 当利益攸关方收到最终可交付权时,该项目将完成。资源已发布,合同签署,理想情况下,将评估成功和失败。

项目计划模板 在那里可以帮助您组织您的任务并开始计划流程 - 但我们在ProjectManager.com的情况推荐使用 项目规划软件。 与Excel模板相比,该功能集更强大,与每个项目阶段集成,并且是确保您的实际进度与计划进展保持一致的好方法。

什么是项目计划软件?

一旦您编写项目计划,就是实施的时候了。观看下面的视频,看看项目规划软件如何有助于组织项目的任务,资源和成本。

Project management training video (ytqih2t48o)

项目规划软件 近年来已成为项目经理的宝贵工具,因为它为他们提供了维护和自动化我们上面概述的组件的能力。项目规划软件是一个很好的工具,可促进项目管理流程,如日程表开发,团队管理,成本估算,资源分配和风险监测。

除此之外,规划软件还允许管理者在通过项目的执行阶段移动时监视和跟踪其计划。这些功能包括仪表板,用于项目的进度和性能的高级视图,以及可用于与利益相关者通信的深入报告。

项目规划软件有不同的尺寸和形状。有些集中在一个方面,其他人提供了一个可以在每个项目规划步骤中使用的规划功能套件。什么是您的项目取决于您的特定需求,但总的来说,项目计划软件的工具比项目规划模板更强大。

在线项目规划软件的好处

在线项目规划软件非常灵活,适应您的团队的工作风格。它具有旨在为您提供帮助您的功能。

在规划软件崛起之前,管理人员通常必须跟上脱节的文件集合,Excel电子表格等。但是,SAVVY管理器利用它们可用的工具来自动化他们可以的内容,并简化他们不能的东西。

项目规划软件的一些节省时间效益包括以下内容。

  • 组织,优先顺序和分配任务
  • 计划和安排里程碑和任务依赖项
  • 监控进度,成本和资源
  • 与团队合作
  • 与团队和利益攸关方分享项目计划
  • 生成计划报告

甘特图为卓越的规划

甘特图是 项目规划最重要的工具。组织任务,增加他们的持续时间,他们会自动填充a 项目时间表。设置里程碑将更大的项目分解为可管理的阶段,并将任务依赖项链接以避免项目后面的瓶颈。

在ProjectManager.com的甘特图中的屏幕截图放大

获得更多待办事项列表

在规划项目时,您需要多于待办事项列表。寻找具有任务列表功能的规划软件,可允许您设置优先级,过滤器和协作。它’如果您还可以制作私人的个人任务列表,则为大量的Plus,以管理您自己的工作。

一个zoomed in projectManager.com的任务列表视图

使用Kanban进行工作流程

工作流程确保正确执行您的计划,而且没有比Kanban Loards更好的功能。根据团队完成工作,自定义董事会以匹配您的工作流程和拖放卡。请参阅此功能需要完成哪些工作,并将重点关注生产力。

在ProjectManager.com的Kanban View中屏蔽屏幕截图

能够跟踪进展

仪表板可以保持项目计划跟踪。尝试找到仪表板’S与规划工具同步,因此一切都会自动更新。它也会更容易地报告。

在ProjectManager.com的仪表板视图中缩放屏幕截图

获得透明度进入团队

为了计划顺利进行,您必须知道您的团队正在努力。找到平衡你的团队的方法’使用项目时间表的可用性。映射资源分配和假期的工作量功能可以在这里有很大的帮助。

在ProjectManager.com的工作负载视图中缩放屏幕截图

能够管理多个项目

很少需要一次关注一个项目。让自己在同一工具中一次性地管理多个项目。路线图功能将所有项目映射到一个时间轴上可以是救命程序。

在ProjectManager.com概述项目选项卡的屏幕截图缩放

 

项目规划条款

在我们潜入如何规划项目之前,它有助于熟悉一些人遇到的条款。以下是您在本指南中遇到的一般术语列表。

  • 可交付: 项目的结果,例如产品,服务,报告等。
  • 利益攸关方: 任何对项目项目经理,项目赞助商,团队成员,客户等有既得利益的人
  • 任务: 导致最终可交付的小工作。
  • 里程碑: 一个项目阶段的结束,以及下一步的开始。
  • 资源: 您需要完成项目的任何内容,例如人员,用品,材料,工具,人员等。
  • 预算: 估计与完成项目相关的总成本。
  • 追踪& Monitoring: 收集项目数据,并确保它反映了您计划的结果。

项目规划步骤

现在,我们将带你完成 主要项目规划步骤:

  1. 概述商业案例
  2. 定义项目范围
  3. 设立目标& Objectives
  4. 大纲可交付成果
  5. 创建一个 项目进度
  6. 为您的团队分配任务
  7. 评估风险
  8. 报告您的进度

通过遵循这些项目规划步骤步骤,您将阐明您需要实现的目标,制定所需的流程,并开发您将如何将其提取的行动计划。

1.概述商业案例

如果您有一个项目,那就有理由 - 那是 你的商业案例。商业案例概述了该项目正在启动的原因,其利益和投资回报。如果存在问题,那么这里概述了这个问题。业务案例将呈现给在您组织做出决定的人中,解释必须做些什么,以及如何。如果批准,您有一个项目。

2.与利益攸关方见面

每个项目都有 利益攸关方,那些对该项目有既得利益的人。从那些从中获利的人,到那些负责其成功的人。因此,任何项目规划都必须确定这些利益相关者是谁,从客户到监管机构。与他们的会面至关重要,可以更好地了解项目是什么以及最终可交付的预期。

3.定义项目范围

它是指完成项目目标所需的工作并生成所需的可交付成果。应由工作分解结构(WBS)定义和组织项目范围。所以, 项目范围 包括您必须在项目中所做的内容(可交付成果,子交付成果,工作包,活动,任务),也是什么是非必要的。后者很重要,因为了解什么不是高优先级有助于避免 范围蠕动;也就是说,使用有价值的资源,为您的项目成功的不关键。

4.设定目标& Objectives

计划计划项目时,目标和目标是不同的。 目标 是您想要实现的结果,通常是广泛的。 目标另一方面,更具体;必须采取可衡量的行动来实现目标。计划项目时,目标和目标自然春季从商业案例中春季,但在此阶段,您可以进一步详细说明。从某种意义上说,您正在微调业务案例中规定的目标,并创建明确定义的任务。这些目标和目标被收集在一个 项目章程,您将在整个项目生命周期中使用它。

5.大纲可交付成果

项目可以有许多可交付成果。一种 可交付 可以是完成任务,过程,阶段,子项目或项目所需的好的,服务或结果。例如,最终可交付的是项目的原因,一旦生产可交付,项目就完成了。如项目范围所定义,项目由子项目,阶段,工作包,活动和任务组成,这些组件中的每一个都可以具有可交付的。首先要做的是确定最终可交付的是什么,以及如何知道质量符合您的利益相关者的期望。至于项目中的其他可交付成果,还必须确定它们,团队中的某人必须对其成功完成负责。

6.创建项目计划

项目进度 一切都挂断了。从你的任务到你的 预算,它全部由时间定义。通过收集到达最终可交付所需的所有任务,并将其设置在截止日期为周期的时间表上进行时间表。这可以使未经规模的工作造成不守成的工作,这就是为什么时间表被闯入阶段,所示 里程碑,它标记了一个项目阶段的结束和下一个项目的开始。

7.分配任务

该计划已设置,但在抽象中仍然存在,直到您在日程安排上获取任务并开始将它们分配给您的团队。因此,你需要 汇集一支球队 这具有完成项目所需的技能和经验。必须明确定义他们的角色和责任,所以他们知道该怎么做。然后,当您从计划中分配任务时,它们应该清除,具有指示和任何相关文档,他们需要执行任务。

8.评估风险

每个项目都有一些 风险水平。有几种类型的风险,如范围风险,技术风险和日程安排风险等。即使您的项目计划是彻底的,内部和外部因素也会影响您的项目时间,成本和范围(三重限制)。因此,您需要将您的规划视为灵活性。有很多方法可以为风险做好准备,例如制定变更管理计划,但现在,最重要的事情是 跟踪您的进度 通过使用项目状态报告和/或项目计划软件来监控风险的整个执行阶段。

9.报告您的进度

您的最终目标是确保为您的利益攸关方提供成功的项目。他们投资,并在项目运行课程之前,不满意他们的拇指。通过在项目规划阶段构建工作分解结构(WBS),您可以为他们分解项目,以便他们了解项目计划将如何执行。让利益攸关方通知对管理他们的期望并确保他们满意的重要性非常重要。 经常会议 你在哪里 进度报告 是向他们展示一切正如计划向前发展的好方法,并将其涉及他们可能拥有的任何问题或疑虑。

ProjectManager.com.如何帮助您的项目计划

项目规划软件 是一个有助于计划,组织和管理完成项目所需的计划和资源的工具。 ProjectManager.com是一个屡获殊荣的项目管理软件,用于组织计划完成的项目。 注册免费为30天的试用并遵循 建立一个覆盖每个细节的彻底项目计划。

1.列出计划的任务

任务是任何项目的构建块,任何计划的开始都在识别导致最终可交付的所有任务。

打开工具,可在甘特图中添加任务或其他多个项目视图之一。你可以导入一个 任务列表 从任何电子表格或使用我们的一个模板开始。

ProjectManager.com.上的任务列表项目视图。

2.将持续时间和成本添加到任务

每项任务都有一个估计的持续时间,这是完成它的时间。他们还需要一定的资金,需要收集,以制定您的计划。

在甘特特中添加每个任务的开始和结束日期,它们填充项目时间表,因此您可以看到一个地方布置的整个项目。还有一列的任务成本。

来自ProjectManager.com的在线甘特图。

3.链接相关任务

任务并不总是彼此分开。往往无法启动或停止,直到另一个已经开始或停止。这被称为任务依赖性,需要在您的计划中注明。

通过将一个拖动到另一个链接依赖任务。虚线表示它们链接,因此您可以了解该事实,并可以避免项目后面的瓶颈。

使用ProjectManager.com设置甘特图上的里程碑。

4.设置里程碑& Baseline

里程碑表示一期结束和另一阶段的开始,这有助于跟踪和士气。基准设置计划,以便您可以将其与实际进度进行比较。

GANT上有一个过滤器,可自动设置基线,因此您可以使用它来跟踪您对计划的实际进展。基线也可以用点击键锁定。

使用ProjectManager.com设置甘特图上的里程碑。

5.船上团队& Assign

让团队和工具一起是如何实现项目计划的实现。这种过渡更容易,无缝,您可以在项目上工作越快。

邀请您的团队从软件中获取,它会生成带有链接的电子邮件。一旦他们遵循该链接,它们就会进入并访问他们需要管理任务所需的工具。

将团队分配给ProjectManager.com上的项目。

6.监控进步&向利益攸关方报告

跟踪您的进度,然后更新利益相关者是您如何遵守轨道并管理您的利益相关者的期望。

在我们的实时仪表板上发生进度,它计算数据并在六个项目指标上显示它。可以将报告过滤并共享深入潜入这些数字。

ProjectManager.com.的项目计划报告。

7.根据需要调整计划

在一个项目中没有任何计划保持不变。事情发生并要求改变。因此,能够轻松编辑计划是项目规划的关键。

通过简单的拖放来编辑甘特特的计划。将旧日期移动到新日期,不仅是任务固定的,但任何受影响的任务也会自动更新。

在projectmanager.com上的路线图视图。

ProjectManager.com.是一家屡获殊荣的软件,可帮助管理人员计划,帮助团队组织。 GANTT图表控制项目计划的所有方面,从调度到分配任务甚至监控进度。多个项目视图为工作流提供透明度,并为每个人提供他们所需的工具。

准备做出你的计划?今天尝试ProjectManager.com今天使用此免费的30天试用。

该项目经理负责制作项目计划,而在您无法自己构成所有内容的同时,您将成为敲击钥匙的人键入全部。使用模板可以节省时间。下载我们的 免费项目计划模板 并在双快式时间写下你的计划!

项目计划的目的是什么?

项目计划的目的是作为执行和控制阶段的指南。项目计划提供执行阶段所需的所有信息,例如项目的目标,目标,工作范围,里程碑,风险和资源。然后,此信息可帮助项目管理器监控并控制项目的进度。

我们计划在开始时节省时间。一个良好的项目计划意味着您不必担心项目参与者是否将在正确的日期上提供 - 因为您已计划成为他们。您不必担心如何支付这些发票 - 您已计划您的财务流程。您不必担心每个人是否同意质量结果的样子 - 您已经计划了您将使用的质量措施。

一个很好的项目计划列出了每个人都预计会遵循的过程,所以它以后避免了很多头痛。例如,如果您指定基于他们的判断,那么批准的主题专家将根据主题专家制定估算,后来没有人可以抱怨他们希望您使用不同的估计技术。自开始以来,他们已经知道这笔交易。

规划简化了这样做。

项目计划也非常有助于监督进展情况。你可以回到他们身边并检查你所说的是什么以及如何与你在实际做的事情上比较。这为您提供了一个很好的现实检查,并使您可以更改课程,如果需要,将项目带回轨道。

像仪表板等工具可以帮助您确保根据计划进行项目正在进行中。 ProjectManager.com有一个实时仪表板,无论何时更新任务,都会自动更新。

ProjectManager.com.的项目仪表板

项目计划的要素

已经讨论的项目计划流程仅划伤了为控制项目创建的深度良好做法的表面。他们从对话开始—与利益相关者,团队,等。

规划阶段的可交付是一个名为项目计划的文件。 知识管理机构的指南 (PMBOK指南) - 第五版表示,项目计划由许多附属计划组成。这些包括:

  • 在可用性和技能方面,在团队中管理人力资源的计划
  • 管理成本的计划和项目的预算表征,包括您可能拥有的任何采购或供应商订购
  • 一个通信计划,旨在接收有关项目的消息,何时何种格式
  • 处理项目风险的计划,包括伐木和跟踪风险的流程
  • 一个质量计划,指定项目的质量目标

这是很多文件。

实际上,很少见到你会作为个别文件制作。您需要的是一个项目计划,可以谈论这些中的每一个的重要元素。没有任何意义创建一个大文件,可以完全了解您的业务如何运作。如果你已经有了 结构风险管理过程然后不要浪费时间在项目计划中再次浪费时间。

您的项目计划需要包含足够的信息,以确保您确切地知道需要遵循哪些流程和程序,并且需要涉及谁。获取您的利益攸关方批准的项目计划,您的项目赞助商和您的团队,以便以后没有惊喜。

项目规划阶段需要多长时间?

这很难回答。计划月亮登陆的时间比新约会应用程序需要更长时间。

估计您的项目规划阶段需要多长时间的方法是看看之前发生的类似项目,看看他们计划需要多长时间。与项目经理交谈,如果您可以,因为他们将有关于这段时间是否足够的观点!

ProjectManager.com.项目概述

如果您有项目管理工具归档旧项目时间表,很容易查看其他项目是否花了多长时间,并使每个需要它的数据。然后,您可以搜索类似的项目并详细研究他们的计划。

项目计划的技术

项目计划是关于求出该做什么以及如何做到,所以你需要得到很多人参与其中。获取其他人的信息有几种良好的工具和技术,包括:

  • 讲习班
  • 一对一的会议或访谈
  • 调查或客户焦点小组以收集和验证要求。

你也应该用一个 任务管理工具,像列表或寻呼板。它们非常有用,可用于注意到您的项目计划中应该的重要事项。 卡班 Board软件 可以通过写下关键标题,然后根据需要移动它们,直到您有一个看起来对的流程来帮助构建您的计划。

ProjectManager.com..Kanban Loars Culemization

最后,您需要一个在线项目管理系统来存储您的计划。确保团队中的每个人都可以访问最新版本的项目计划。

如何管理项目计划

您的项目计划不是用石头写的文件。您应该转回它并根据需要经常对其进行更改。它的一部分,如您的项目时间表,将几乎每天都改变。其他零件,如您的采购计划和成本管理流程,在项目的生命中根本不会改变。

要记住的重要事项是,如果你的计划不适合你,请考虑你能做些什么来改变它。它在那里引导您的项目管理,而不是限制您做正确的事情。如果您需要查看您如何管理项目资源,请返回并审核。使您需要的更改,再次获得计划批准并与团队分享。

项目计划信息图表

如何计划你没有所有答案

是的,这发生了 - 大部分时间!在项目开头拥有所有信息很罕见。大多数经理希望您潜入并开始入门,但您可能没有了解所有细节的奢侈品。

没关系;我们有帮助处理不确定性的技术。

首先是项目假设。你用这些来对你的计划提出警告,并记录你在这一点上所认为的事情。例如:

  • 我们假设资源将可用。
  • 我们假设所需的资金可用。
  • 我们假设所要求的颜色将符合公司品牌,并且不需要营销签名。

你得到了照片。然后,如果设计团队回来并说他们希望产品是一个完全新的颜色调色板,并且营销必须批准,您有理由说您必须在计划中更改时间表这可能。

您根据假设计划(每个人都同意,因为您获得了批准的文件),并且该假设结果不是真的。

项目规划的下一步

要记住的最重要的事情是你不应该赶紧项目规划。完成,项目规划需要时间。值得做到这一点,因为如果你不这样做,我们保证你稍后会遇到问题,因为人们不会理解他们应该做什么以及为什么。

伟大的规划让你成功。它为您提供了信任,了解您已拥有您的所有流程,工具和系统,以提供完美的结果。

现在你已经了解了项目规划的所有问题,是时候采取行动了。注册ProjectManager.com的免费30天试用并开始计划您的项目!

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发布时间: 2021-05-07 14:29:35

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