如何从Excel切换到在线项目规划

projectmanager.com.

在线移动项目计划有很多原因,但许多奇迹,我如何实际制作开关?在当今白板会话中,Jennifer Bridges,PMP,探索如何迁移您的文件并使用在线项目管理软件上运行您的团队并运行。

这是您参考的白板的镜头!

如何从Excel制作切换

In Review: 如何从Excel制作切换

Excel是一个有用的业务工具。但是有更好的规划软件平台来绘制您的项目并生成基本项目数据。随着Jennifer在她的视频中指出,向在线项目管理系统的转型比您想象的更容易。

首先,她解释了你的原因’d希望首先制作开关。问自己你需要什么以及你是什么’重新从Excel那里真正得到了。生成项目报告的方法很容易,更不用说你能做的速度。并且由于您可以导入现有的Excel计划并立即填充仪表板,因此将有很少的上台才能使开关。

然而,许多人担心变化,因此在将团队转换为新工具时,沟通将成为关键。务必向每个人传达更改’LL受其影响,培训它们,提供访问并创建更新数据的过程。

然后是如何导入文件的螺母和螺栓。 jennifer解释了您应该采取的所有步骤来验证数据。让您的团队参与审查这也将是一个机会“get their hands on” the new system.

一次性导入项目文件是一个小的代价,以便在一个实际上可以帮助您更有效地执行它的程序中的工作。

更进一步:即使在使用在线项目管理工具时,大多数人也使用Excel进行数据分析,跟踪风险或问题,甚至只是将项目开始作为简单的待办事项列表。读我们 项目管理Excel Excel的最终指南 了解如何为项目管理提供最佳Excel。

专家提示 : 如果你’在管理项目时仍然需要说服excel,然后阅读ProjectManager.com首席执行官Jason Westland’s article 切换到项目软件工具的5个理由.

谢谢你的观点!

转录

今天我们’re talking about ‘如何从Excel制作切换’ and I’在这里向您展示您真正简单和简单。

首先,人们问世为什么我会从Excel切换出来吗?我的意思是,很多人在团队或组织中使用它。好吧,为什么我们要这样做是因为通过项目管理在线工具,我们得到了更好的报告功能。我们还获得了对您的实时仪表板可见性,作为项目经理,以及您的团队更有效地做事。

首先,你需要什么?你需要三件事你首先需要你的当前数据在Excel电子表格中,在我们导入之前,你想确定要擦洗数据,你想验证它,你想脱掉它,意味着删除重复,您想最终确定数据。您还希望在IT上进行版本控制并存档,以便您知道这是我们导入的最后一个文件。

您还需要您的项目管理在线软件工具,并希望预先创建您可以导入的项目文件。然后我希望你有一个秒表,因为我想让你花时间真正的速度。所以那里’是一个进入这个的小bs和它’我称之为案件。所以我们有四个我们想要做的措施。

因此,我们希望一定要将交换日期传达给受影响的每个人。让他们提前了解。我们希望在切换之前务必培训新工具上的所有用户,他们需要知道如何登录,如何访问它。他们需要知道它在哪里,数据是他们需要更新的地方。您还希望务必提供对需要编辑或查看数据的每个人的访问权限。您实际上可以设置权限,所以有些人,您可以允许编辑和更改数据和一些人,您只需访问它,即可查看其团队或您的项目上的不同类型成员。

最后,尤其是,您希望确保创建一个更新数据的进程。您需要指定谁更新数据,您需要在更新其时指定以及如何指定。那里’是我认为我们需要记住的最佳实践就是我们’我们试图做的是,我们’重新尝试授权需要数据的每个人。那么我们如何这样做?

因此,少数简单的步骤来导入文件并自动填充该工具。所以第一个,你登录你的项目管理在线工具。然后您转到您创建的项目文件,然后单击“导入”。你只是喜欢点击按钮和POOF。它’在那里,你进去,你验证数据并确认过渡的所有内容。然后你进入并进行任何更新,我的意思是,这些更新很小,也许简单的格式化,像日期一样。是日期以你想要的方式显示吗?如果您有数字,您希望如何显示数字?然后您创建链接。

我喜欢项目管理软件在线工具的是,您实际上可以将任务和活动链接到模板或电子表格或其他类型的类型,他们需要访问。然后,一旦您这样做,就会测试,测试,测试,测试,并确保数据正常工作。然后你比较和验证。所以拍摄你用来导入的Excel电子表格,然后你比较你在项目管理在线工具中拥有的东西,看看它们看起来相同。

然后你向每个人都通知每个人的过渡,只是为了让每个人都有一个舒适程度。然后你让每个人的动手,让每个人都尽快放手,并尽可能地向他们展示,如果你的团队成员是遥控器,也许你可以做Skype会话或Web会议并浏览那里并向他们展开如何访问它以及如何执行他们需要做的事情。

哇,本机的Pizzazz,因为不同于Excel,项目管理软件工具可以真正酷的事情您可以自定义。因此,请展示查看报告的情况,创建报告并查看他们的仪表板是多么容易。向他们展示如何自定义其数据,以便它们只看到他们想要查看的数据。

然后持续,记住所有人。每个人的人’团队在团队中赋予他们的数据和能力,并不是’压倒了他们。因此,如果您需要从Excel切换的任何帮助,请在ProjectManager.com上注册我们的软件。

 

 

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